Blog

Jak zdalnie i skutecznie podpisywać dokumenty?

Obecnie wszyscy zastanawiamy się nie tylko jak ułożyć pracę wewnątrz firmy, ale też jak skutecznie, w sposób zdalny podpisywać dokumenty i zawierać umowy. Pamiętaj, że wszystko zależy od tego o jakie dokumenty chodzi i jakiej formy wymagają.

Sprawy urzędowe

Najprościej jest z dokumentami urzędowymi. Znaczną ich część możesz podpisać korzystając z profilu zaufanego ePUAP: załatw sprawy urzędowe

Nie wszystkie sprawy urzędowe możesz w ten sposób załatwić, ale ich ilość się rozszerza. Ponadto najprawdopodobniej na czas epidemii będą wprowadzane ułatwienia, również dla tych, którzy nie posiadają jeszcze profilu zaufanego. Np. ZUS umożliwia wysyłanie wniosków uproszczonych o odroczenie płatności w postaci zwykłych skanów pod warunkiem, że po zakończeniu stanu epidemicznego dostarczysz dokumenty w formie pisemnej (masz na to 14 dni).

Umowy z klientami i współpracownikami

Jeśli chodzi o umowy, aneksy do nich i inne dokumenty, które wymieniasz z klientami i współpracownikami, to większość z nich możesz przygotować w tzw. formie dokumentowej. Co to oznacza w praktyce – po prostu zeskanuj dokument i wyślij go mailem.

Najbardziej problematyczna w obecnej sytuacji jest forma pisemna. Wbrew temu co wydaje się wielu, nie jest ona równoznaczna z wysłaniem podpisanego skanu. Forma pisemna to po prostu tradycyjnie podpisana kartka papieru z treścią, która zostaje przekazana drugiej stronie osobiście albo za pośrednictwem poczty lub kuriera. Jeśli dokument wymaga podpisu obu stron to wystarczy, że wymienicie się dokumentami, tak aby każda ze stron otrzymała papierowy dokument z podpisem.

Kiedy konieczna jest forma pisemna dokumentów?

Pamiętaj jednak, że obowiązek zachowania formy pisemnej dotyczy kilku przypadków. W praktyce firmy technologicznej są to:

  • umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych,
  • umowy o pracę lub potwierdzające jej warunki (choć pamiętaj – akurat w tym przypadku niedochowanie formy nie wiąże się z nie zawarciem umowy!),
  • aneksy do umów, które przewidywały, że mogą być zmieniane tylko w formie pisemnej.

Podpis elektroniczny – kwalifikowany!

Jeśli chcesz unikać kłopotliwego i potencjalnie ryzykownego przesyłania dokumentów pocztą lub kurierem, masz szereg możliwości skorzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Podpisanie dokumentu przy jego użyciu jest zgodnie z przepisami równoznaczne z zachowaniem formy pisemnej. Pamiętaj jednak o tym, że nie dotyczy to każdego podpisu kwalifikowanego ale jedynie takich, których dostawcy znajdują się w rejestrze Narodowego Centrum Certyfikacji.

Ważne: popularne podpisy elektroniczne takie DocuSignAutenti czy Adobe Sign nie są podpisami kwalifikowanymi zgodnie z polskim prawem! Oznacza to, że mogą być przydatne aby potwierdzić, że ktoś zaakceptował dokument, np. na potrzeby dowodu w sądzie natomiast podpisanie nimi dokumentu nie jest równoznaczne z zachowaniem formy pisemnej. To gwarantują wyłącznie podpisy dostarczane przez podmioty z listy Narodowego Centrum Certyfikacji.

Masz pytania?
Potrzebujesz pomocy? Zadzwoń

Kontakt

Porozmawiajmy

kontakt@legalcheck.pl

www.legalcheck.pl

Kancelaria Adwokacka Pałucki & Szkutnik
ul. Siemiradzkiego 20a/7
31-137 Kraków

Nasza strona używa plików cookies w celach technicznych, statystycznych i reklamowych. Korzystanie ze strony bez zmiany ustawień przeglądarki oznacza, że będą one umieszczane na Twoim urządzeniu.
Dowiedz się, jak możesz zmienić te ustawienia i uzyskaj dodatkowe informacje.