Blog

Święty graal managera IT

Umowa, która chroni zasoby intelektualne firmy, uwzględnia specyfikę zamówienia, oczekiwania klienta, jest krótka i przyjazna, to dla wielu managerów IT wciąż niedostępny święty graal. Jednak aby zbliżyć się do tego ideału nie trzeba wiele.

Wystarczy dokładnie zanalizować zlecenie oraz:

  • rozsądnie zarządzać prawami autorskimi
  • koniecznie uwzględnić “czarne scenariusze”
  • dobrze zabezpieczyć dane osobowe
  • myśleć jak człowiek biznesu!

Z dzisiejszego tekstu dowiesz się jak poprawnie przekazać klientowi prawa autorskie bez naruszenia własności intelektualnej Twojej firmy.

Zacznijmy od początku. Każdy wie, że w polskim porządku prawnym występują dwa rodzaje praw autorskich: majątkowe i osobiste. Główna różnica jest tak, że majątkowe można przenosić na inną osobę lub podmiot, osobiste pozostają ściśle związane z autorem. Co to oznacza w praktyce?

JAK ZABEZPIECZYĆ MAJĄTKOWE PRAWA AUTORSKIE?

Prawa autorskie majątkowe można przenieść na osobę trzecią lub tylko udzielić upoważnienia na korzystanie z tych praw czyli udzielić licencji. Nie wchodząc w prawnicze rozważania można powiedzieć, że w pierwszym przypadku twórca pozbywa się swoich praw, a w drugim jedynie pozwala na korzystanie z utworu (tj. projektu realizowanego na zamówienie lub gotowego produktu), zachowując swoje prawa. Wybór jednej z tych możliwości zależy od specyfiki zlecenia które będzie realizować Twoja firma.

1. Projekt na zamówienie

Jeśli utworem jest projekt dedykowany dla jednego klienta i powstaje na jego zamówienie (np. serwis, wtyczka do istniejącego już serwisu lub oprogramowanie), to po prostu możesz bez ryzyka przenieść autorskie prawa majątkowe na kontrahenta. Dlaczego? ponieważ już nie będziesz go używał w przyszłości do innych celów.

W konsekwencji po zrealizowaniu zlecenia tylko dany klient będzie mógł dysponować wszystkimi prawami do tego, co Twoja firma stworzyła. Dlatego uzgodnij z nim dokładny zakres przeniesienia praw autorskich: na wszystkich polach eksploatacji lub na niektórych (np. zgodzisz się na wykonywanie kopii projektu, ale nie pozwolisz na rozpowszechnianie go w chmurze).

2. Skalowanie własnego produktu

Inaczej będzie wyglądała sytuacja kiedy stworzyłeś produkt, który chcesz oferować wielu klientom, np. system CRM lub inny system do zarządzania danymi lub ich analizy, który masz zamiar wdrażać i rozwijać u wielu klientów. Wtedy nie powinieneś pozbywać się całkowicie swoich autorskich praw majątkowych a jednocześnie Twoi klienci muszą mieć możliwość z nich legalnie korzystać. W takiej sytuacji właściwym rozwiązaniem jest licencja.

Warunki licencji na produkt

Ważne jest abyś precyzyjnie określił jej zakres. Zbyt „szeroka” licencja mogłaby co najmniej utrudnić, a czasami wręcz uniemożliwić sprzedaż Twojego produktu w przyszłości. Z kolei zbyt „wąska” mogłaby być praktycznym utrudnieniem dla klienta.

W swojej praktyce spotkałem się z sytuacjami, że wyłączna licencja została omyłkowo udzielona na cały świat, podczas gdy powinna obowiązywać jedynie na terenie danego kraju. Częste są też przypadki udostępniania kontrahentowi licencji wyłącznej. To powoduje, że co najmniej w zakresie danego segmentu rynku produkt nie może być sprzedawany.

Tak więc nieprawidłowe skonstruowanie licencji i przyznanie klientowi zbyt szerokich praw może rodzić wiele problemów w przyszłości. Zmiana wcześniejszych ustaleń zazwyczaj oznacza negocjacje z kontrahentem, dodatkowe koszty, a w wyjątkowo niesprzyjającej sytuacji nawet konieczność zablokowania sprzedaży produktu. Bezwzględnie zapobiegaj takim zdarzeniom.

Z uwagi na fakt, że licencja udzielona na czas nieoznaczony może być przez Ciebie wypowiedziana, spodziewaj się, że prawnicy Twojego klienta zapewne będą proponować inne rozwiązania np.:

a. licencję na „sztywny” czas obowiązywania, bez możliwości jej wypowiedzenia (Ważne! Licencję udzieloną na okres dłuższy niż 5 lat, traktuje się jako udzieloną na czas nieoznaczony)

b. licencję na „sztywny” czas ze zobowiązaniem do niewypowiadania jej przez dany, zwykle bardzo długi okres pod rygorem zapłaty kary umownej

Czy takie rozwiązania są dla Ciebie dobre i bezpieczne? Wszystko zależy od celów biznesowych Twojej firmy.

3. Własny produkt z dedykowanymi feature’ami

Możliwy jest też system mieszany. Dotyczy sytuacji gdy sprzedajesz kontrahentowi produkt, który skierowany jest do wielu klientów i w tym zakresie udzielasz mu odpowiedniej licencji. Jednocześnie umawiasz się z nim na dedykowane modyfikacje (np. nieoferowane innym funkcjonalności) i w ramach tej części zlecenia dokonujesz przeniesienia na niego autorskich praw majątkowych.

4. Prawa do utworu vs płatność

Pamiętaj również aby w rozsądny sposób uregulować kwestię płatności za udzielenie licencji lub przeniesienie autorskich praw majątkowych. W praktyce często zdarzają się przypadki, że klient nie zapłacił za wykonane zlecenie, a mimo to może legalnie korzystać z efektów pracy firmy IT. Dzieje się tak dlatego, że umowa z kontrahentem była nieodpowiednio skonstruowana.

Takiej sytuacji łatwo można zapobiec np. poprzez wpisanie do umowy, że do przeniesienia praw autorskich majątkowych lub udzielenia licencji dochodzi dopiero w chwili zapłaty części lub całości wynagrodzenia. W przypadku współpracy z nierzetelnym kontrahentem zyskujesz dodatkowy, mocny argument. Skoro klient nie zapłacił, to nie posiada żadnych uprawnień do Twojego utworu, więc korzysta z niego nielegalnie i tym samym naraża się na odpowiedzialność.

Jak widzisz jest kilka możliwości „dzielenia się” prawami autorskimi majątkowymi. W interesie finansowym Twojej firmy jest, aby na początku współpracy z klientem poświęcić chwilę, rozważyć i wybrać adekwatne rozwiązanie. W przyszłości sobie za to podziękujesz.

5. Prawa autorskie członków Twojego teamu

Niezależnie od tego czy przenosisz na klienta autorskie prawa majątkowe czy też udzielasz mu licencji musisz pamiętać, że nie możesz dysponować czymś do czego sam nie posiadasz praw. W związku z tym w pierwszej kolejności uporządkuj kwestię praw autorskich z członkami swojego teamu.

a. Pracownicy

Sprawa jest prosta w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę – autorskie prawa majątkowe przechodzą na Ciebie z mocy samego prawa. Pewne szczegółowe zasady możesz jednak modyfikować np. gdyby pracownik chciał skorzystać z 50% kosztów uzyskania przychodu z tytułu przeniesienia w ramach stosunku pracy autorskich praw majątkowych. Poza tym, nie zapomnij uregulować kwestii autorskich praw osobistych oraz zgód na dokonywanie zmian w utworach wykonanych przez pracownika.

b. Zleceniobiorcy i współpracownicy

Sytuacja nieco się komplikuje jeśli zatrudniasz osoby na podstawie umów cywilnoprawnych lub współpracujesz z podwykonawcami mającymi własne działalności gospodarcze albo część zamówienia jest realizowana we współpracy z innymi firmami. Wtedy musisz bardzo starannie uregulować przejście autorskich praw majątkowych, tak aby mieć pewność, że nie sprzedajesz klientowi utworu do którego sam nie posiadasz praw. Zadbaj o to już na początku współpracy z daną osobą. W przeciwnym razie może okazać się, że będziesz zmuszony prowadzić negocjacje z byłym współpracownikiem, a to bywa niełatwe.

c. Relacja z inwestorem

Brak uporządkowanej kwestii autorskich praw majątkowych z pracownikami i współpracownikami może być również barierą w pozyskaniu zewnętrznego finansowania. Znam sytuacje, gdy potencjalny inwestor nie zdecydował się na wsparcie firmy IT ponieważ audyt prawny wykazał, że nie posiadała ona niezbędnych praw autorskich do utworów stworzonych w całości lub części przez współpracowników.

6. Biblioteki programisty

W tym kontekście pamiętaj o jeszcze kilku sprawach. Zwłaszcza jeśli przy powstawaniu utworu korzystasz z bibliotek, aplikacji, skryptów czy gotowych fragmentów kodu źródłowego, dostępnych na licencjach open source:

  • Po pierwsze, musisz sprawdzić jakie są warunki danej licencji i czy możesz wykorzystywać ją komercyjnie oraz udzielać sublicencji. Inaczej „działa” licencja copyright, a inaczej copyleft. W przypadku tej ostatniej różnie będą określone reguły wykorzystania utworu w zależności od tego, czy to będzie licencja GNU, GPL czy GNU LGPL lub BSD albo MIT.
  • Po drugie, pamiętaj że na podstawie licencji nie stajesz się „właścicielem” a jedynie licencjobiorcą, czyli nie możesz przekazać w pełni praw autorskich swoim klientom. Musisz ich o tym poinformować i wskazać w umowie, że przy pracach nad utworem korzystałeś z licencji open source.
  • Po trzecie, wyodrębnij w umowie postanowienia o udzieleniu praw autorskich w taki sposób, aby dla klienta było jasne, w jakim zakresie utwór został zrealizowany przy użyciu bibliotek lub kodu open source.
  • Po czwarte, wyjaśnij klientowi, że powyższe oznacza, że prawa autorskie zostaną uregulowane na licencyjnych zasadach.

Podobnie będzie wyglądała sytuacja kiedy używasz kodu lub biblioteki, do których kupiłeś licencję. W takim przypadku również konieczna jest weryfikacja jej zakresu i zasad dalszego wykorzystania. Popularnym błędem wśród firm IT jest implementowanie do swoich utworów grafik i filmów kupionych na podstawie licencji, bez odpowiednich zastrzeżeń i zapisów w umowie z klientem. Narażasz tym siebie lub kontrahenta na negatywne konsekwencje prawne i finansowe.

Bardzo często dochodzi też do niewłaściwego rozumienia tzw. prawa cytatu i nielegalnego wykorzystywania powszechnie dostępnych materiałów graficznych, zwłaszcza w mediach społecznościowych. Pamiętaj, że w takim przypadku nie wystarczy podpisanie grafiki ze wskazaniem jej autora. Zawsze musisz zweryfikować czy autor w ogóle dopuszcza jej wykorzystywanie, a jeśli tak to na jakich zasadach, szczególnie w celach komercyjnych.

 

JAK ZABEZPIECZYĆ OSOBISTE PRAWA AUTORSKIE?

  • Po pierwsze, musisz sprawdzić jakie są warunki danej licencji i czy możesz wykorzystywać ją komercyjnie oraz udzielać sublicencji. Inaczej „działa” licencja copyright, a inaczej copyleft. W przypadku tej ostatniej różnie będą określone reguły wykorzystania utworu w zależności od tego, czy to będzie licencja GNU, GPL czy GNU LGPL lub BSD albo MIT.
  • Po drugie, pamiętaj że na podstawie licencji nie stajesz się „właścicielem” a jedynie licencjobiorcą, czyli nie możesz przekazać w pełni praw autorskich swoim klientom. Musisz ich o tym poinformować i wskazać w umowie, że przy pracach nad utworem korzystałeś z licencji open source.
  • Po trzecie, wyodrębnij w umowie postanowienia o udzieleniu praw autorskich w taki sposób, aby dla klienta było jasne, w jakim zakresie utwór został zrealizowany przy użyciu bibliotek lub kodu open source.
  • Po czwarte, wyjaśnij klientowi, że powyższe oznacza, że prawa autorskie zostaną uregulowane na licencyjnych zasadach.

Podobnie będzie wyglądała sytuacja kiedy używasz kodu lub biblioteki, do których kupiłeś licencję. W takim przypadku również konieczna jest weryfikacja jej zakresu i zasad dalszego wykorzystania. Popularnym błędem wśród firm IT jest implementowanie do swoich utworów grafik i filmów kupionych na podstawie licencji, bez odpowiednich zastrzeżeń i zapisów w umowie z klientem. Narażasz tym siebie lub kontrahenta na negatywne konsekwencje prawne i finansowe.

Bardzo często dochodzi też do niewłaściwego rozumienia tzw. prawa cytatu i nielegalnego wykorzystywania powszechnie dostępnych materiałów graficznych, zwłaszcza w mediach społecznościowych. Pamiętaj, że w takim przypadku nie wystarczy podpisanie grafiki ze wskazaniem jej autora. Zawsze musisz zweryfikować czy autor w ogóle dopuszcza jej wykorzystywanie, a jeśli tak to na jakich zasadach, szczególnie w celach komercyjnych.

Jak pisałem na początku, prawa autorskie osobiste pozostają ściśle związane z autorem. Dla Ciebie będzie to mieć znaczenie przede wszystkim w dwóch sytuacjach:

-> Gdy utwór wykonany dla klienta planujesz dołączyć do swojego portfolio

Kontrahent może oczekiwać od Ciebie zobowiązania do niewykonywania praw autorskich osobistych na określony czas np. 50 lat i upoważnienia go do wykonywania tych praw w Twoim imieniu. Wtedy możesz zapomnieć o portfolio. Czy możesz się na to zgodzić będzie zależeć od tego, co jest przedmiotem zlecenia gdyż autorskie prawa osobiste są uregulowane nieco inaczej w przypadku oprogramowania niż w przypadku na przykład grafiki lub makiet UX.

W przypadku oprogramowania ochrona praw autorskich osobistych jest węższa (np. nie przysługują Ci prawa nienaruszalności treści i formy utworu, jego rzetelnego wykorzystania, decydowania o pierwszym udostępnieniu ani prawo do nadzoru nad sposobem używania) , przy czym np. prawo do integralności utworu jest w tej sytuacji prawem majątkowym i przenosisz je razem z innymi autorskimi prawami majątkowymi.

W pozostałych przypadkach ochrona autorskich praw osobistych jest znacznie szersza. Jeśli np. uzgodniłeś z kontrahentem, że nie będziesz wykonywał prawa do nadzoru nad sposobem używania Twojej grafiki to powinieneś to uregulować w umowie). W takiej sytuacji warto negocjować z klientem i szukać kompromisu dla Twoich i jego potrzeb.

-> Kontrahent oczekuje Twojej zgody na wprowadzanie zmian w utworze

Jest to szczególnie ważne, gdy utwór będzie rozwijany już bez Twojego udziału. I znowu, odmiennie będzie wyglądała sytuacja w przypadku gdy wykonujesz projekt na zlecenie danego klient lub oddajesz mu do dyspozycji swój team, a inaczej gdy efektem Twoich prac będzie własny produkt, który chcesz swobodnie sprzedawać innym.

W sytuacji gdy wykonujesz projekt na zamówienie, trudno się dziwić, że klient oczekuje Twojej zgody na wprowadzanie zmian w utworze za który płaci. Jednak jak pisałem wcześniej – nie dotyczy to oprogramowania, które klient może modyfikować jeśli tylko przeniosłeś na niego prawa majątkowe. W przypadkach nie dotyczących oprogramowania warto jednak czasami wprowadzić pewne ograniczenia, zwłaszcza gdy oferujesz klientowi grafikę swojego autorstwa. Możesz uwzględnić w umowie zapisy, które wyłączą możliwość jej modyfikacji. Dzięki temu zabezpieczysz się na wypadek użycia grafiki w kontekście dla Ciebie niekorzystnym (np. ośmieszenie).

Z kolei gdy efektem prac będzie własny produkt, który chcesz sprzedawać wielu klientom – w Twoim interesie jest absolutny zakaz zmian w utworze. Sytuację tę ureguluj przez wpisanie w umowie wprost zakazu reverse engineeringu oraz wszelkich innych ingerencji w kod źródłowy lub jakąkolwiek część Twojego produktu. Oczywiście aby taki brak zgody był skuteczny musisz zabezpieczyć go karą umowną.

Nie naruszaj praw innych

Z odwrotną sytuacją możesz mieć do czynienia gdy będziesz rozwijać utwór stworzony przez kogoś innego. Wtedy poproś kontrahenta o udostępnienie części zapisów umowy, na podstawie której zlecenie zostało zrealizowane. Jeśli tego nie zweryfikujesz, może okazać się, że działając w zaufaniu do klienta sam naruszasz prawa własności intelektualnej osoby trzeciej.

Chcesz sprawdzić czy umowa którą stosujesz we współpracy z klientami wystarczająco chroni własność intelektualną Twojej firmy i nie naraża Cię na straty finansowe lub prawne?

Weź udział w naszej akcji edukacyjnej dla firm IT. Wyślij umowę do weryfikacji i otrzymaj bezpłatny feedback!

Wyślij umowę!

Kontakt

Porozmawiajmy

kontakt@legalcheck.pl

www.legalcheck.pl

Kancelaria Adwokacka Pałucki & Szkutnik
ul. Siemiradzkiego 20a/7
31-137 Kraków

Nasza strona używa plików cookies w celach technicznych, statystycznych i reklamowych. Korzystanie ze strony bez zmiany ustawień przeglądarki oznacza, że będą one umieszczane na Twoim urządzeniu.
Dowiedz się, jak możesz zmienić te ustawienia i uzyskaj dodatkowe informacje.